المسؤول المباشر: مدير الاستوديو وبرامج الإقامة
مكان العمل: إمارة الشارقة، دولة الإمارات العربية المتحدة
تاريخ البدء المتوقّع : في أقرب وقت ممكن
الموعد النهائي للتقديم: الوظيفة متاحة إلى حين شغلها
يشغل صاحب هذه الوظيفة دور منسق أول حيث يتولى الإشراف التشغيلي على برامج الفنانين المقيمين والمرسم، بما يضمن سير جميع المراحل باتساق واضح، وجودة عالية، وفعالية مستدامة. كما يعمل كنقطة تصعيد رئيسية للفنانين والشركاء والفرق الداخلية وذلك بهدف معالجة التحديات المعقدة وضمان تقديم تجربة فنية متميزة.
متابعة فريق المنسقين عن كثب، وتقديم التوجيه والدعم المهني المستمر لهم، مع الحرص على مراقبة الجودة والإشراف على سير العمل. متابعة توزيع المهام، والالتزام التام بالمعايير المعتمدة، مع إنجاز المهام ضمن الجداول الزمنية المحددة. العمل كنقطة تصعيد فيما يتعلق المسائل التشغيلية قبل رفعها إلى المدير المختص.
الإشراف على جميع مراحل رحلة الفنانين، بدءا من انضمامهم إلى البرامج، مرورا بدعمهم خلال فترة الإقامة، وصولا إلى إنهاء مشاركتهم، بما يضمن تجربة متسقة عبر مختلف البرامج. مراجعة الجداول والأنشطة بدقة واعتماد جودتها، بما في ذلك الرحلات
البحثية، والزيارات الميدانية، والمشاركات المؤسسية. المبادرة بالتدخل مباشرة في الحالات عالية الحساسية أو عند مواجهة تحديات لوجستية معقدة.
الإشراف على المراسم وشقق الإقامة، والتأكد من جاهزيتها وفق المعايير المعتمدة. العمل كنقطة تصعيد رئيسية فيما يتعلق بمشكلات المرافق والصيانة، والتنسيق مع فرق العمليات الداخلية ومقدمي الخدمات الخارجيين. قيادة عروض المراسم والزيارات الميدانية للمستأجرين المحتملين والشركاء وأصحاب المصلحة.
الإشراف على العقود، والفواتير، والمخصصات المالية، والمستندات المالية المرتبطة ببرامج الفنانين المقيمين والمرسم، مع ضمان دقتها والالتزام بالإجراءات المعتمدة وإنجازها في الوقت المناسب. التنسيق بشكل وثيق مع فريقي المالية والشؤون القانونية بشأن عمليات الاعتماد، والتقارير، والحالات الاستثنائية. المساهمة في مراجعة وتحسين سير العمليات التشغيلية.
قيادة عمليات التخطيط لبرامج الفنانين المقيمين، ومراحل تنفيذ البرامج، ومشاركات الفنانين. معالجة تضارب الجداول الزمنية والتنبؤ بالتحديات اللوجستية المحتملة. تمثيل مؤسسة الشارقة للفنون في بعض الاجتماعات المختارة، ومشاركات الشركاء، والزيارات الرسمية بحسب التفويض الممنوح.
التنسيق مع أقسام التواصل، والتحرير، والترجمة، وتقنية المعلومات، وإدارة الموقع الإلكتروني، وغيرها من الأقسام، لضمان دقة المعلومات وتكاملها وتوحيدها، وتسليمها في الوقت المناسب، وذلك فيما يتعلق بالدعوات المفتوحة، وإعلانات البرامج، والتقارير.
إدارة ومتابعة قواعد البيانات الخاصة بالمتقدمين لبرامج الفنانين المقيمين، ومستأجري المراسم، وخريجي البرامج. إعداد تقارير دورية حول إشغال المراسم، والطلب على برامج الفنانين المقيمين، والأداء التشغيلي. استخلاص رؤى تساعد في تحسين الكفاءة، ورفع معدلات الاستخدام، وتعزيز رضا الفنانين.
• ضمان تقديم برامج الفنانين المقيمين والمرسم بجودة عالية وبشكل متسق.
• الإشراف على فريق المنسقين ودعمهم، مع التأكد من وضوح الأدوار وجودة المخرجات.
• العمل كنقطة تصعيد رئيسية للتعامل مع التحديات المعقدة المتعلقة بالفنانين أو العمليات أو المرافق.
• الحفاظ على الامتثال التشغيلي والدقة وتقليل المخاطر عبر جميع البرامج.
• تعزيز التنسيق بين الأقسام المختلفة وبناء علاقات فعالة مع أصحاب المصلحة.
• تطوير الأنظمة وسير العمل وآليات إعداد التقارير لدعم استدامة البرامج وتحسين كفاءتها.
• درجة البكالوريوس في إدارة الفنون أو الإدارة الثقافية أو الفنون الجميلة أو العلوم الإنسانية أو ما يعادلها من خبرة عملية في مجال ذي صلة.
• خبرة في مجالات إدارة الفنون أو برامج الفنانين المقيمين أو العمل ضمن مؤسسات ثقافية أو برامج فنية مماثلة.
• مهارات قوية في مجالات التنظيم، والشؤون الإدارية، وإدارة العمليات التشغيلية.
• خبرة في متابعة العقود، والفواتير، والمخصصات المالية، وسير العمليات المالية.
• قدرة مثبتة على إدارة العمليات المعقدة والتنسيق مع عدة أطراف وأصحاب مصلحة.
• يفضل من لديهم خبرة سابقة في الإشراف على فرق العمل أو توجيههم.
• مهارات تواصل عالية وقدرة متميزة على بناء العلاقات المهنية.
• القدرة على العمل بروح الفريق مع مختلف الأقسام بما في ذلك أقسام الاتصال والتحرير وتقنية المعلومات وغيرها.
• إتقان استخدام حزمة ميكروسوفت أوفيس.
• حس ثقافي عال وقدرة على التكيّف عند التعامل مع الفنانين .
• تعتبر إجادة اللغة الإنجليزية شرط أساسي، وتعد إجازة اللغة العربية أو أي لغات إضافية ميزة إضافية.
• يفضل أن يكون المرشح حاصلا على رخصة قيادة سارية.
الوظيفة بدوام كامل في إمارة الشارقة، بساعات عمل من الساعة 9:00 صباحاً حتى 5:00 مساءً، من الاثنين إلى الخميس، مع إمكانية العمل في بعض الأمسيات أو عطلات نهاية الأسبوع عند الحاجة.